BEDA IT MANAJEMEN DAN IT GOVERNANCE BESERTA CONTOH PENERAPANNYA

admin 1 year ago Tata kelola Teknologi Informasi

Dalam industri moderen, ada dua kata kunci yang kerap dipergunakan dan tidak jarang pengertiannya saling dipertukarkan sehingga salah kaprah. Kedua kata dimaksud adalah  management  dan  governance . Kata  management  atau yang dalam Bahasa Indonesia sering disebut sebagai  manajemen  adalah suatu usaha atau rangkaian proses dalam mengelola sejumlah sumber daya demi tercapainya tujuan/obyektif tertentu. Rangkaian proses yang dimaksud adalah

1. perencanaan,
2. pengorganisasian,
3. pelaksanaan,
4. pengawasan,
5. pengendalian, dan
6. Penilaian

Dulu sangat dikenal dengan istilah POAC, yang merupakan singkatan dari Planning, Organising, Actuating, dan Controlling. Sementara yang termasuk sebagai sumber daya antara lain adalah manusia, material, mesin/teknologi, modal, dan informasi.

Sementara obyektif yang ingin dicapai dapat bermacam-macam, tergantung konteksnya, misalnya: tercapainya suatu misi tertentu, terselenggaranya serangkaian program, terbangunnya sebuah entitas, terkumpulnya keuntungan komersial, dan lain sebagainya. Karena sifatnya yang sangat dekat dengan karakteristik aktivitas pengelolaan sumber daya, maka padanan kata yang tepat untuk manajemen adalah  tata kelola. Berbeda dengan  management  yang telah memiliki padanan kata dalam Bahasa Indonesia,  governance  belum memiliki padanan katanya. Memang banyak yang menggunakan kata  tata kelola  untuk menggantikannya, namun jika dilihat dari karakteristik dari aktivitas yang dilakukan sangat jauh dari pengertian yang dimaksud   dalam arti kata bahwa istilah  tata kelola  jauh lebih dekat artinya dengan manajemen.

Ada beberapa usulan atau inisiatif untuk menggunakan kata  tata pamong , namun banyak orang yang tidak setuju dengannya karena agak terasa aneh atau asing di telinga. Untuk mempermudahnya, ada baiknya tetap menggunakan istilah  governance  saja sementara ini. Dalam beberapa referensi yang ada, governance memiliki dimensi yang berbeda dengan manajemen, karena berada pada tataran yang lebih hakiki yaitu bagaimana agar suatu rangkaian atau domain aktivitas   seperti POAC pada mana jemen dilakukan dengan mengacu pada prinsip-prinsip kebaikan atau bernuansa positif, bukan mengarah pada kegiatan yang bersifat  machiavelist  untuk mencapai tujuan atau obyektif dimaksud.

 Oleh karena itulah maka berbeda dengan manajemen yang lebih dekat dengan dimensi proses karena sifatnya mengelola sumber daya, governance berada pada dimensi struktur pertanggung-jawaban dan pengambilan keputusan terhadap berbagai kegiatan yang strategis. Di sinilah maka istilah TARIF kerap dipergunakan sebagai lima buah prinsip governance yang berlaku secara universal, yaitu:

1. Transparency,
2. Acountability,
3. Responsibility,
4. Independence, dan
5. Fairness

1. IT Management

Pada dunia teknologi informasi, dikenal pula istilah IT Management, karena pada hakekatnya sebuah organisasi perlu mengelola berbagai aset teknologi yang dimilikinya untuk mendukung perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Sesuai dengan berbagai standar internasional - seperti COBIT, ITIL, ISO-20000, CMMI, TOGAF, dan lain-lain.

Sumber daya teknologi informasi yang dimaksud adalah piranti keras atau hardware, jaringan infrastruktur, piranti lunak atau software, basis data atau database, piranti informasi atau infoware, fasilitas dan sarana prasarana pendukung teknologi (data center, server room, backup system, dan lain sebagainya), dan manusia (pengguna, penyelenggara, penerap, dan manajemen).

Sementara itu ISACA (Informasi System Audit and Control Association) melalui entitas risetnya ITGI (Information Technology Governance Institute) yang menyusun COBIT versi 4.0 membagi domain manajemen teknologi informasi menjadi 4 (empat) bagian besar, yaitu:

• Domain Perencanaan dan Pengorganisasian (Planning and Organisation);
• Domain Pengadaan dan Penerapan (Acquisition and Implementation);
• Domain Pemanfaatan dan Pemeliharaan (Delivery and Support) ; dan
• Domain Pengawasan dan Penilaian (Monitoring and Evaluation).

Masing-masing domain tersebut terdiri dari sejumlah proses terkait dengan pengelolaan sumber daya teknologi informasi dalam sebuah organisasi.

2. IT Governance

Sementara itu dalam konteks governance, ISACA dan ITGI menggunakan terminologi yang diperkenalkan untuk pertama kalinya oleh perusahaan konsultan terkemuka Cap Gemini, yaitu RACI, yang merupakan kepanjangan dari:

• Responsible, merupakan pihak yang bertugas sebagai pelaksana utama sebuah aktivitas atau kegiatan tertentu;
• Acountable, merupakan pihak yang paling bertanggung jawab terhadap keberadaan dan/atau kinerja sebuah aktivitas atau kegiatan tertentu;
• Consulted, merupakan pihak yang harus diminta pendapatanya (dikonsultasikan) dalam konteks pelaksanaan sebuah aktivitas atau kegiatan tertentu; dan
• Informed - merupakan pihak yang harus diinformasikan (diberitahukan) dalam konteks pelaksanaan sebuah aktivitas atau kegiatan tertentu. Dengan berpegang pada prinsip-prinsip ini, maka sebuah perusahaan atau organisasi perlu memetakan proses atau aktivitas yang dimilikinya dengan struktur organisasi yang ada, sehingga dalam konteks pengambilan keputusan dan pertanggung jawaban terhadap berbagai kegiatan menjadi jelas bagi seluruh pemangku kepentingan yang terlibat.

Kesimpulannya Kalau manajemen biasanya berada dalam tataran line managemen ke bawah, maka untuk governance prinsip atau struktur pengambilan keputusan disusun untuk mereka yang berada pada level senior management ke atas (tingkat direktur hingga komisaris selaku wakil dari pemegang saham).

Dengan adanya sistem kerja yang mengadopsi prinsip-prinsip manajemen dan governance ini diharapkan keberdaan teknologi informasi benar-benar dapat membantu perusahaan atau organisasi dalam mewujudkan visi, misi, maupun obyektif yang telah di canangkan. Sebaliknya, entitas usaha yang tidak dibekali kegiatan manajemen dan governance yang baik akan menghadapi sejumlah risiko yang dapat memberikan kontribusi negative pada perkembangan usaha, seperti: terjadinya tindakan kriminal (perdata dan/atau pidana), terbuangnya sumber daya finansial secara percuma (mubazir), berkurangnya kepuasan pelanggan karena kinerja organisasi yang buruk, terhambatnya kegiatan operasional perusahaan, dan lain sebagainya.

Semoga artikel singkat ini bermafaat.

Ilmu Komputer IT governance